Betreuungskraft nach § 43b SGB XI: Aufgaben, Qualifikation und Einsatz im Dienstplan

Rechtsgrundlage: § 43b, § 84 Abs. 8, § 85 Abs. 8 und § 53b SGB XI

Die Betreuungskraft ist keine Berufsbezeichnung, sondern eine Funktion, die sich aus vier Vorschriften des Pflegeversicherungsrechts ergibt:

• § 43b SGB XI – der Anspruch. Pflegebedürftige in stationären Pflegeeinrichtungen haben Anspruch auf zusätzliche Betreuung und Aktivierung, die über die nach Art und Schwere der Pflegebedürftigkeit notwendige Versorgung hinausgeht. Stationär umfasst nach der Präambel der Richtlinien Pflegeheime und Kurzzeitpflege ebenso wie Tages- und Nachtpflege. Das Bundesgesundheitsministerium weist darauf hin, dass der Anspruch auch bei Pflegegrad 1 besteht.
• § 84 Abs. 8 SGB XI – der Zuschlag. Die Leistung wird über Vergütungszuschläge zusätzlich zur Pflegevergütung bezahlt. Die Pflegekasse trägt sie, private Versicherer erstatten sie; Pflegebedürftige dürfen damit weder ganz noch teilweise belastet werden.
• § 85 Abs. 8 SGB XI – die Bedingungen. Die Einrichtung muss über zusätzliches Betreuungspersonal verfügen – in vollstationären Einrichtungen sozialversicherungspflichtig beschäftigt –, dessen Kosten weder in den Pflegesätzen noch in Zusatzleistungen stecken. In der Regel werden je Pflegebedürftigem 5 Prozent der Personalaufwendungen einer zusätzlichen Vollzeitkraft finanziert. Wird die Betreuung nicht erbracht, darf der Zuschlag nicht berechnet werden. Bewohner und Angehörige sind beim Vertragsschluss nachprüfbar auf das Angebot hinzuweisen.
• § 53b SGB XI – die Richtlinien. Der Spitzenverband Bund der Pflegekassen (GKV-Spitzenverband) beschließt Richtlinien zu Qualifikation und Aufgaben der Betreuungskräfte; sie werden mit Genehmigung des Bundesgesundheitsministeriums verbindlich.

Aktuelle Fassung der Richtlinien. Gültig sind die „Richtlinien nach § 53b SGB XI zur Qualifikation und zu den Aufgaben von zusätzlichen Betreuungskräften in stationären Pflegeeinrichtungen (Betreuungskräfte-RL)“ vom 19. August 2008, zuletzt geändert durch Beschluss vom 21. Oktober 2022 und vom Bundesgesundheitsministerium am 21. November 2022 genehmigt. Sie traten am Tag nach der Genehmigung in Kraft. Die Paragrafen haben mehrfach gewechselt – ursprünglich § 87b, ab 2017 § 53c, seit 2020 inhaltsgleich § 53b SGB XI –, weshalb Kursanbieter und Stellenanzeigen bis heute unterschiedliche Normen zitieren. In der Sache ist dieselbe Funktion gemeint. Eine neuere Fassung war bis zum Stand dieses Beitrags auf den Seiten des GKV-Spitzenverbands nicht veröffentlicht.

Aufgaben: Betreuung und Aktivierung

Nach § 2 der Richtlinien sollen Betreuungskräfte die Pflegebedürftigen betreuen und aktivieren, also Maßnahmen anbieten, die Wohlbefinden, körperlichen Zustand oder Stimmung positiv beeinflussen können. Die Richtlinien nennen beispielhaft Malen und Basteln, handwerkliche und leichte Gartenarbeiten, Haustiere füttern, Kochen und Backen, Erinnerungsalben, Musik und Singen, Brett- und Kartenspiele, Spaziergänge und Ausflüge, Bewegungsübungen und Tanzen in der Gruppe, Besuche von Kultur- und Sportveranstaltungen, Gottesdiensten und Friedhöfen, Vorlesen und Fotoalben anschauen. Hinzu kommt die Präsenz: für Gespräche über Alltägliches und Sorgen zur Verfügung stehen, Ängste nehmen, Sicherheit und Orientierung vermitteln.

Die Angebote sollen sich an Biografie, Wünschen, Fähigkeiten und Tagesform der Menschen orientieren. Gegen soziale Isolation gelten Gruppenaktivitäten als das geeignete Instrument; bei Bettlägerigkeit oder besonderer emotionaler Lage kann Einzelbetreuung nötig sein. Für den Dienstplan heißt das: Betreuung ist keine Restgröße zwischen den Pflegerunden, sondern ein eigenes Angebot mit Gruppen- und Einzelzeiten, die vorab geplant werden.

Abgrenzung zur Pflege: was Betreuungskräfte nicht dürfen

Der entscheidende Satz steht in § 2 Abs. 4 der Richtlinien: Zusätzliche Betreuungskräfte dürfen weder regelmäßig noch planmäßig in körperbezogene Pflegemaßnahmen oder hauswirtschaftliche Tätigkeiten eingebunden werden. Behandlungspflege – Medikamente, Injektionen, Verbände – bleibt ausschließlich dafür qualifizierten Pflegekräften vorbehalten. Die Richtlinien stellen bereits in § 2 Abs. 1 klar: Zusätzliche Betreuungskräfte sind keine Pflegekräfte.

Erlaubt sind nur Hilfen, die während einer Betreuungsaktivität unaufschiebbar und unmittelbar erforderlich sind, wenn eine Pflegekraft nicht rechtzeitig zur Verfügung steht – etwa die Begleitung zur Toilette während eines Spaziergangs oder das Reichen eines Getränks im Gruppenangebot. Für die Einhaltung ist die verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 Abs. 3 SGB XI zuständig. Betreuungskräfte, die auf Verstöße hinweisen, dürfen dadurch keine Nachteile erleiden.

In der Praxis sind es genau die planbaren Situationen, die die Grenze verletzen: die feste Zuteilung zum Anreichen beim Frühstück, die Betreuungskraft als dritte Person im Frühdienst, wenn eine Pflegekraft ausfällt, oder die Wäscherunde am Nachmittag. Jede dieser Einteilungen ist „planmäßig“ und damit unzulässig – und weil der Zuschlag nach § 85 Abs. 8 Nr. 3 SGB XI nicht berechnet werden darf, soweit die zusätzliche Betreuung nicht erbracht wird, ist sie auch ein Finanzierungsrisiko.

Qualifikation: Orientierungspraktikum, 160 Stunden, jährliche Fortbildung

Für die Tätigkeit ist kein pflegerischer oder therapeutischer Berufsabschluss erforderlich. § 3 der Richtlinien beschreibt die persönliche Eignung – unter anderem eine positive Haltung gegenüber kranken, behinderten und alten Menschen, Empathie, Beobachtungsgabe, Gelassenheit im Umgang mit demenzbedingtem Verhalten, psychische Stabilität und Teamfähigkeit. § 4 legt drei nachzuweisende Bausteine fest:

1. Orientierungspraktikum: 40 Stunden in einer zugelassenen ambulanten, voll- oder teilstationären Pflegeeinrichtung, vor der Qualifizierungsmaßnahme. Es dient der Selbstprüfung von Interesse und Eignung.
2. Qualifizierungsmaßnahme: mindestens 160 Unterrichtsstunden in drei Modulen – Basiskurs mit 100 Unterrichtsstunden (Kommunikation, Krankheitsbilder wie Demenz, Grundkenntnisse von Pflege, Dokumentation und Hygiene, Erste Hilfe), ein zweiwöchiges Betreuungspraktikum unter Anleitung einer erfahrenen Pflegefachkraft (auch in Abschnitten möglich) und ein Aufbaukurs mit 60 Unterrichtsstunden (Methoden, Rechtskunde, Ernährung, Beschäftigung, Bewegung, Zusammenarbeit mit Pflege und Angehörigen).
3. Fortbildung: jährlich mindestens 16 Unterrichtsstunden während der Beschäftigung, zur Aktualisierung des Wissens und zur Reflexion der Praxis.

Anrechnung. Nach § 5 der Richtlinien gelten die Anforderungen an die Qualifizierungsmaßnahme bei examinierten Pflegefachpersonen sowie bei Personen mit abgeschlossener, mindestens einjähriger landesrechtlicher Helfer- oder Assistenzausbildung in der Pflege grundsätzlich als erfüllt. Wer bereits mindestens 40 Stunden in Betreuung oder Pflege einer Pflegeeinrichtung tätig war, braucht kein Orientierungspraktikum mehr. Nach früheren Fassungen der Richtlinien erworbene Abschlüsse bleiben gültig.

Für die Planung wichtig ist der dritte Baustein: Die 16 Fortbildungsstunden sind keine einmalige, sondern eine laufende Anforderung. Sie gehören als Fortbildungstage in den Jahresplan, und ihr Nachweis sollte je Person mit Datum hinterlegt sein.

Schlüssel und Finanzierung: 1:20 über den Vergütungszuschlag

Die Formel „5 Prozent der Personalaufwendungen einer Vollzeitkraft je Pflegebedürftigem“ aus § 85 Abs. 8 Nr. 2 SGB XI ergibt rechnerisch eine Vollzeitstelle je 20 Pflegebedürftige. Der Schlüssel 1:20 gilt damit weiterhin; das Bundesgesundheitsministerium beschreibt ihn auf seiner Themenseite (Stand 2. Januar 2026) ebenso und weist darauf hin, dass auch anteilige Stellen möglich sind. „In der Regel“ bedeutet: Die Vertragsparteien der Pflegesatzvereinbarung können im Einzelfall abweichen.

Zwei Bedingungen hängen direkt am Dienstplan. Erstens muss das Personal zusätzlich sein: Seine Kosten dürfen nicht zugleich in die Pflegesätze eingerechnet werden. Zweitens entfällt der Anspruch auf den Zuschlag, soweit die Betreuung nicht erbracht wird. Längere unbesetzte Stellen oder dauerhafte Abordnung in die Pflege sind daher nicht nur fachlich, sondern auch abrechnungsrelevant. Belastbar nachweisen lässt sich die erbrachte Betreuung nur über die tatsächlich geleisteten Stunden, nicht über den Soll-Plan.

Vergütung: welcher Pflegemindestlohn für Betreuungskräfte gilt

Die 7. Pflegearbeitsbedingungenverordnung vom 3. März 2026 gilt nach § 1 Abs. 2 für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Pflegebetrieben. Ausgenommen sind nach Abs. 3 nur bestimmte Bereiche wie Verwaltung, Küche, Hauswirtschaft, Reinigung oder Haustechnik – und auch diese nicht, wenn die Beschäftigten mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitszeit gemeinsam mit Pflegebedürftigen „tagesstrukturierend, aktivierend, betreuend oder pflegend“ tätig sind (Abs. 4). Betreuungskräfte gehören zu keinem der ausgenommenen Bereiche und fallen damit unter die Verordnung.

Welche der drei Stufen gilt, regelt § 2. Die höhere Stufe für Pflegekräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung setzt zweierlei voraus: eine abgeschlossene Pflegefachassistenz-, Assistenz- oder Helferausbildung und eine entsprechende Tätigkeit, also pflegerische Aufgaben auf Anweisung. Die 160-stündige Qualifizierung nach den Richtlinien ist keine solche Ausbildung, und pflegerische Aufgaben sind Betreuungskräften gerade nicht planmäßig übertragen. Für Betreuungskräfte gilt daher regelmäßig die Grundstufe.

Die Verordnung tritt mit Ablauf des 30. September 2028 außer Kraft. Tarifverträge, kirchliche Arbeitsvertragsrichtlinien und die Tariftreue nach § 72 SGB XI können höhere Entgelte vorsehen; maßgeblich ist das jeweils anwendbare Regelwerk der Einrichtung. Ausbildungsfreie Betreuungskräfte, die zusätzlich eine Helferausbildung abschließen, aber weiterhin ausschließlich betreuen, rutschen nicht automatisch in die höhere Stufe – entscheidend ist die tatsächlich übertragene Tätigkeit. Geltungsbereich, Urlaub und Aufzeichnungspflichten des Mindestlohns erläutert der Beitrag Pflegemindestlohn 2026 und 2027.

Personalbemessung: warum Betreuungskräfte nicht auf § 113c zählen

Die Personalanhaltswerte nach § 113c Abs. 1 SGB XI legen fest, welche Ausstattung mit Pflege- und Betreuungspersonal höchstens in der Pflegesatzvereinbarung vereinbart werden kann – gegliedert in Hilfskräfte ohne Ausbildung, Hilfskräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung und Fachkräfte. Die zusätzlichen Betreuungskräfte nach § 43b laufen außerhalb dieses Systems: § 85 Abs. 8 Nr. 1 SGB XI verlangt gerade, dass ihre Kosten nicht in die Pflegesätze einfließen. Sie werden deshalb weder auf die drei Qualifikationsgruppen angerechnet noch auf eine Fachkraftquote.

Daraus folgt eine klare Regel für die Besetzung: Betreuungskräfte füllen keine Lücke in der Pflegebesetzung, auch nicht rechnerisch. Ein Wohnbereich, dem im Spätdienst eine Pflegehilfskraft fehlt, ist nicht dadurch besetzt, dass eine Betreuungskraft anwesend ist. Wie die Anhaltswerte in Früh-, Spät- und Nachtdienste übersetzt werden, beschreibt der Beitrag zur Personalbemessung nach § 113c SGB XI; die Rolle der Pflegehilfskraft mit ihren Befugnissen und ihrem Platz im Qualifikationsmix steht in einem eigenen Beitrag.

Arbeitszeit und Dienstplanung der Betreuung

Wann Betreuung gebraucht wird. Die Pflege bündelt ihre Arbeit morgens und abends. Betreuungsangebote haben ihren Platz dazwischen und dort, wo die Pflege wenig Zeit für Zuwendung hat: am späten Vormittag, am Nachmittag, am frühen Abend und an Wochenenden und Feiertagen, an denen Therapien und Besuche oft wegfallen. Viele Häuser legen die Betreuungsdienste deshalb bewusst versetzt zu den Pflegeschichten, etwa als Tagdienst von 10 bis 18 Uhr oder als Nachmittagsdienst.

Sonn- und Feiertage. Die Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ist in Einrichtungen zur Pflege und Betreuung nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG zulässig. Nach § 11 ArbZG müssen aber mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben, und für jeden Sonntagsdienst ist innerhalb von zwei Wochen, für einen Werktags-Feiertag innerhalb von acht Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren. Bei kleinen Betreuungsteams mit Teilzeitkräften ist das schnell ein Engpass – eine Wochenendrotation sollte daher von Beginn an im Plan stehen. Die Verteilung von Feiertagsdiensten beschreibt der Beitrag zu Feiertagsdiensten in der Pflege.

Gruppenangebote als Planungsbausteine. Weil die Richtlinien Gruppenaktivitäten als Kerninstrument nennen, lohnt sich ein fester Wochenplan der Angebote – Sitzgymnastik, Singkreis, Gedächtnistraining, Gottesdienstbegleitung – mit Uhrzeit, Raum und verantwortlicher Betreuungskraft. Der Dienstplan muss diese Termine abdecken; Einzelbetreuung für bettlägerige Menschen wird als eigene Zeitspanne eingeplant, damit sie nicht zuerst gestrichen wird.

Eigene Dienstart. Betreuungsdienste sollten im Dienstplan als eigene Dienstart mit eigenem Kürzel geführt werden, getrennt von Früh-, Spät- und Nachtdienst der Pflege. Nur so lassen sich die erbrachten Betreuungsstunden gegen die finanzierten Stellenanteile abgleichen, und nur so fällt auf, wenn eine Betreuungskraft in eine Pflegeschicht gerutscht ist. Der Nachtdienst ist in vollstationären Häusern in aller Regel keine Betreuungsschicht; in der Nachtpflege, die ebenfalls unter § 43b fällt, kann das anders sein.

Ausfälle. Fällt eine Pflegekraft aus, ist die Betreuungskraft kein zulässiger Ersatz. Fällt eine Betreuungskraft aus, wird die Lücke aus dem Betreuungsteam geschlossen oder das Angebot verschoben – und das Ausmaß dokumentiert, weil der Zuschlag an die erbrachte Leistung gebunden ist. Für Pflegeausfälle sind Springerpool und Ausfallkonzepte da, nicht die Betreuung.

Checkliste: Betreuungskräfte richtig im Dienstplan führen

1. Funktion je Person hinterlegen: „zusätzliche Betreuungskraft nach § 43b“ als eigene Rolle, getrennt von Pflegehilfs- und Fachkräften – auch wenn jemand eine Pflegeausbildung mitbringt.
2. Qualifikationsnachweise mit Datum führen: Orientierungspraktikum, Abschluss der 160-Stunden-Qualifizierung oder anerkannte Vorqualifikation, Fortbildungsstunden je Kalenderjahr (mindestens 16).
3. Stellenanteile gegen Bewohnerzahl prüfen: Soll-Wochenstunden nach Schlüssel 1:20 bzw. Vereinbarung, laufend gegen die geplanten und geleisteten Stunden.
4. Eigene Dienstart nutzen: Betreuungsdienste mit eigenem Kürzel, Lage versetzt zur Pflege, Wochenend- und Feiertagsrotation inklusive Ersatzruhetag.
5. Keine planmäßige Pflege oder Hauswirtschaft: Betreuungskräfte nie in Pflegeschichten, Essensrunden oder Wäschedienste einteilen; Pflegeausfälle aus dem Pflegepool schließen.
6. Angebotsplan mit Dienstplan verbinden: Gruppenangebote und Einzelbetreuung mit Uhrzeit hinterlegen, damit eine Lücke im Plan als fehlendes Angebot sichtbar wird.
7. Ist-Zeiten erfassen: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind nach § 19 AEntG aufzuzeichnen; sie belegen zugleich, dass die finanzierte Betreuung erbracht wurde.

Software ersetzt diese Regeln nicht, macht sie aber prüfbar. Aplano führt Qualifikationen als Eigenschaften der Mitarbeitenden, besetzt Schichten nach Rolle und erfasst die Ist-Zeiten über App, Browser oder Tablet-Terminal; Zeiterfassung und Auswertungen sind im Pro-Tarif für 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat netto enthalten. Welche Systeme sich für Pflegeeinrichtungen sonst eignen, zeigt der Systemvergleich.

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